Delegacje

Zasady składania wniosków o delegacje oraz wypełnionych rozliczeń.

Nadrzędnym wymogiem poprzedzającym wydatkowanie środków finansowych w celu realizacji wyjazdu, jest rezerwacja środków w systemie XPRIMER. Rezerwacji wymagają wszystkie planowane koszty wyjazdu. Rezerwacji dokonuje się w oparciu o dane wpisane na wniosku o wyjazd.

Najpóźniej 7 dni roboczych przed planowanym wyjazdem należy przesłać wypełniony wniosek o zgodę na delegację. Jeden wniosek musi być przygotowany dla jednej osoby delegowanej.

Powinien zawierać:

– nazwisko osoby delegowanej

– miejsce delegacji

– termin  w jakim będzie się ona odbywać

– informację o noclegu. Jeżeli nocleg będzie fakturowany, należy podać jego koszt oraz wszystkie koszty dodatkowe z nim związane. FV za nocleg musi być imienna.

– środek transportu. W przypadku transportu publicznego należy podać przewidywany koszt biletów w dwie strony. Jeżeli delegowany korzysta z prywatnego samochodu, musi podać przewidywaną ilość kilometrów w dwie strony.

– informację o tym, czy delegowany będzie chciał korzystać z diety, a jeżeli tak to w jakiej ilości.

– informacje o metodzie płatności: środki badawcze lub dydaktyczne katedry, umowa z instytucją zewnętrzna itp.

– datę złożenia wniosku

Po przesłaniu wypełnionego wniosku i wprowadzeniu zapotrzebowania do systemu XPRIMER, zostanie przesłana informacja o terminie odbioru druku Polecenia Wyjazdu Służbowego.

W terminie do 14 dni po zakończeniu delegacji należy złożyć rozliczenie delegacji. Potrzebne dokumenty:

– w przypadku wyjazdu prywatnym samochodem: umowa o przejazd samochodem ( osobno na przejazdy zamiejscowo, osobno na lokalne), oświadczenie, ewidencja przebiegu pojazdu, ewentualne opłaty za bramki na autostradach.

– w przypadku przejazdu transportem publicznym: bilety na trasie tam i z powrotem

– FV imienna za nocleg

– druk Polecenia Wyjazdu Służbowego, odebrany przed wyjazdem na delegację.

WAŻNE: do rozliczenia kosztów przejazdu własnym samochodem wymagane jest posiadanie ważnych badań lekarskich, zgodnie z Zarządzeniem nr 9 Rektora UMK, z dnia 16.01.2023r., §2 ust.2 pkt. 3.

Wniosek o zgodę na delegacje krajową (32 KB)

Dokumenty rozliczeniowe

Wzory wypełnienia dokumentów